正奇供應鏈有限公司

職位名稱：商務行政助理

• 負責香港地區上下遊合作夥伴合同的全流程管理，包括合同起草、審查、談判、簽署及正式簽字流程的組織與協調，確保合同文本、簽署主體及簽署流程符合香港本地法律法規要求及公司內部合規標準。

• 協調內部相關團隊與外部合作方（包括供應商、客戶及專業機構），推動合同談判、簽署及履行順利開展，及時識別並協調解決潛在問題，降低業務延誤及合規風險。

• 執行合同簽署前內容與合規性確認，重點核查條款完整性、授權路徑及文件版本準確性，確保所有合同具備合法性、有效性及可執行性。

• 統一負責董事簽署文件之準備、流轉與管理，包括合同最終定稿文本、簽署頁及相關支持性文件之整理與提交，保障簽署流程規範、高效、有序。

• 建立並維護合同檔案及文件管理體系，確保合同原件與電子副本安全存放、分類管理及定期備份，滿足審計、合規及內部管理需求。

• 持續監控合同履行狀況及有效期限，按需協助推進續簽、變更或終止流程，支援業務持續合規運作。

• 協助董事及管理層處理香港辦公室日常事務及行政支援工作，包括文件協調、外部服務機構對接，以及其他與合同及公司治理相關的支持事項。

• 透過公司內部系統在線審核及確認結算單，確保數據準確後向第三方（如供應商或客戶）推送，並追蹤推送狀態。

• 於結算單驗證通過後，協調財務部門或外部服務商安排發票開具，確保內容符合稅務要求並及時發放。

• 主動跟進應收賬款回收，包括發送催款通知、與欠款方溝通協商，並完成回款後之核銷入帳，以維持健康現金流。

• 仔細核對供應鏈賬單準確性，比對採購訂單、交付記錄與價格條款，識別並報告差異或錯誤。

• 督促合作方及時開具發票，依據收到之發票、賬單及相關憑證制定付款計劃，並安排付款流程以確保按時支付。

• 執行付款操作（包括銀行轉賬或電子支付），並於完成後進行核銷確認，以閉環財務流程。

• 負責所有財務往來憑證管理，包括收集、整理及數碼化存儲發票、結算單、付款證明等，確保記錄完整、安全且便於審計檢索。

• 學歷要求：高級文憑或副學士以上學歷，商務、管理、財務等相關專業優先；應屆畢業生亦歡迎申請。

• 工作經驗：不限經驗；具備商務助理、銷售助理或類似崗位1–2年經驗者尤佳。

• 技能要求：熟練操作Microsoft Office等辦公軟體及財務管理系統；具備基本財務處理及合同管理能力。

• 語言能力：流利廣東話及英語；普通話能力為加分項。

• 法規認知：熟悉香港本地法規，特別是合同簽署程序、公司治理及財務合規相關要求。

• 個人素質：責任心強、注重細節、具備獨立作業能力及良好溝通協調能力。

• 工作資格：須持有香港永久居民身份，或符合高端人才通行證（高才通）、優秀人才入境計劃（優才通）、非本地畢業生留港／回港就業安排（IANG）、受養人入境簽證或其他有效工作許可。

• 工作地點：銅鑼灣希慎道8號裕景商業中心裕景 SOLO 迷你工作坊（混合工作模式，支援在家工作）。

• 工作時間：星期一至星期五，上午9:00至下午6:00。

• 在家工作

• 五天工作週