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<p><strong>職位：</strong> 部分時間行政和運作官<br><strong>工作時間：</strong>每週3天，上午10點至下午7點（含1小時餐點休息）</p><p><strong>工作地點:</strong>三鵬港總部及各分行（根據需要到不同的地點旅行）</p><p></p><p><strong>職位概覽</strong></p><p>我們正在尋找一位極致的、負責任的、多任務的行政和運作專員。您將是確保日常辦公室運作順暢、文件管理有條理、跨部門運作支援無縫的重要角色。這個角色需要自主性、注意細節和靈活適應不同工作地點和任務的能力。</p><p></p><p><strong>核心職責</strong></p><p><strong>1. 办公室管理</strong></p><ul><li><p>處理日常行政任務，包括電話通話、郵件處理和訪客接待。</p></li><li><p>進行數據輸入、文件處理和格式化，確保準確性。</p></li><li><p>安排會議、預訂場地、準備會議議程、並記錄會議記錄。</p></li><li><p>管理內部溝通系統和資訊發佈。</p></li></ul><p><strong>2. 文檔與記錄管理</strong></p><ul><li><p>建立並維護物理和電子檔案系統，確保清晰的組織和方便的检索。</p></li><li><p>管理合同、報告和官方書信的排序、存檔和更新。</p></li><li><p>根據記錄管理政策進行定期文件審查和組織。</p></li></ul><p><strong>3. 証書發行與記錄保存</strong></p><ul><li><p>嚴格核實申請人信息，確保所有發出的證書的準確性。</p></li><li><p>管理端到端的證書發行過程：打印、驗證、蓋章、郵寄和歸檔。</p></li><li><p>處理與證書相關的查詢和重發請求，同時保持完整記錄。</p></li></ul><p><strong>4. 设施與庫存管理</strong></p><ul><li><p>定期檢查San Po Kong總部和所有分店的設施和設備。</p></li><li><p>與外部供應商和技術人員協調進行檢查和修復，並跟進進度。</p></li><li><p>監控辦公室和分行的庫存水平（文具、清潔用品、活動材料等）。</p></li><li><p>執行採購流程：報價、價格比較、下單、接收和驗證。</p></li><li><p>定期進行資產盤點以優化庫存並減少浪費。</p></li></ul><p><strong>5. 活動與運作支援</strong></p><ul><li><p>協助組織內部和會員活動，包括場地設置、資料準備和協調。</p></li><li><p>在活動期間提供現場行政支援，如參與者登記、資料分發以及處理意外問題。</p></li><li><p>協助後續活動文件記錄、簡報撰寫和檔案管理。</p></li></ul><p><strong>6. 跨部門協調與支援</strong></p><ul><li><p>根據需要到不同的分支機構實施一致的行政和運作標準。</p></li><li><p>協助分支解決日常營運和物流問題。</p></li><li><p>確保總部和分支之間的信息流和材料轉移順暢。</p></li></ul><p><strong>要求</strong></p><p><strong>教育背景:</strong>高級文憑或上學歷；相關行政或營運經驗為佳。</p><p><strong>經驗：</strong>至少一年相關行政、文書或運作支援經驗。</p><p><strong>技能：</strong></p><ul><li><p>熟練使用Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）及基本辦公室設備。</p></li><li><p>良好的書面和口頭中文；基本的英語溝通技巧。</p></li><li><p>細心、有組織能力，具備強大的文件處理和數據輸入能力。</p></li></ul><p><strong>個人特質:</strong></p><ul><li><p>主動，能夠獨立工作並按時完成任務。</p></li><li><p>強大的溝通技巧和團隊合作精神。</p></li><li><p>靈活適應不同的工作環境，能夠處理多項任務。</p></li><li><p>處理敏感文件和資訊時，誠實、可靠且負責任。</p></li></ul><p><strong>如何申請：</strong><br>請將您的履歷及可到職日期發送至hr@justclimb.hk</p><p>適合的候選人將會被聯繫進行面試。</p><p>（所有申請資訊將會保密，僅用於招聘用途。）</p>