主要職責: -
· 管理和加速團隊的行政和秘書服務工作流程。
· 以專業方式為團隊提供中央行政支援,包括管理固定資產、協調預算、採購辦公用品和文具、處理電話賬單和雜項費用,並為項目、工作坊、活動和派對提供適當的幫助
· 設計、組織和協調海外旅行安排,包括與旅行社和酒店協調。
· 設置並維護團隊的開支和員工索償的清晰記錄,並按時提交。
· 協助組織內部和外部會議、論壇、活動和職能,如需要。
· 履行購買訂單和在Oracle中處理付款的公司政策,並與財務控制協調管理員工索償
· 密切與內部同事、各部門和外部對手合作,承擔集團IT ITSA、中心行政用戶組代表和休假管理員等行政職務。
· 建立有效的檔案系統,同時妥善處理敏感和機密資訊
· 背後支援行政秘書
· 承擔主管指派的其他任何工作
要求
· 被認可的商業研究文憑或同等學科,至少在HKCEE中獲得5個通過,包括英語(課程B)。
· 至少3年相關行政和秘書經驗。
· 精湛的英語和中文(粵語和普通話)書面和口頭表達能力
· 熟練使用MS Office應用程式(例如Word、Excel、Power Apps和PowerPoint)。
· 具備強大的行政技能和組織能力,能夠獨立工作和承受壓力。
· 目標導向,自我管理,能夠有效地管理多個任務和截止日期。
· 一個個性開朗、組織有序、注重細節、主動積極、敬業、具有良好的團隊合作精神和強大的人際關係和溝通能力的成熟個性
· 能夠應對不同的文化和人員動態
· 優秀的專業態度處理機密資訊