秘書

一、崗位職責

1.日程與會議管理

協助上級統籌日程安排（含會議、商務洽談、差旅等），提前協調時間衝突，發送日程提醒；

負責內部和外部會議的組織準備：包括預訂會議室、準備會議資料（中英文版）、調試線上會議設備（如 Zoom、Teams），會後 24 小時內整理並分發會議紀要（需準確記錄行動項及截止時間）。

2. 文件與資訊管理

負責中英文各類文件（如合同、工作報告、商務函件等）的撰寫、校對與歸檔，確保格式規範、內容無誤；

嚴格遵循香港《個人資料（私隱）條例》（PDPO）管理敏感資訊（如客戶資料、公司財務數據），防止資訊洩露；

維護電子與紙質檔案系統，確保文件可快速檢索。

3.溝通與接待協調

作為內部和外部溝通的橋樑，用中英雙語（口語 + 書面）對接客戶、合作夥伴、政府機構（如公司註冊處、稅務局）及內部部門，準確傳達訊息並跟進反饋；

負責訪客接待（含线下導引、茶水安排）及電話 / 郵件響應，對重要訴求及時上報上級。

4.差旅與後勤支援

統籌上級及團隊差旅安排：預訂機票、飯店、交通，協助辦理簽證 / 簾注，整理差旅報銷憑證（需符合公司財務制度及香港稅務要求）；

管理辦公用品採購與庫存，維護辦公環境整潔，協調設備維修（如印表機、電腦）。

5.臨時事務處理

協助組織公司小型活動（如部門團建、商務宴請），對接供應商（如餐廳、場地）；

跟進上級交辦的其他行政事務，按優先級高效執行，及時報告進展。

二、任職要求

1.學歷與工作經驗

學士學歷，行政秘書、商務英語、工商管理等相關專業優先；

1至2年秘書/行政助理工作經驗（有香港本地企業或跨國公司任職經歷者優先），應屆生優秀者可放寬。

2.語言能力（核心要求）

中英双语流利：书面可独立撰写商务文件、邮件，口语可无障碍进行商务沟通（需应对英文会议或外籍客户）；

粵語溝通順暢（能聽懂並回應香港本地同事及客戶需求）。

3.專業技能

熟練使用Microsoft Office套件（Word/Excel/PPT/Outlook），可快速制作表格、排版英文文件；

掌握基礎辦公設備操作（印表機、投影機）及線上協作工具（如 Teams、Google Workspace）；

具備基礎文書寫作能力，能準確提煉會議重點、規範撰寫紀要。

4.綜合素質

細節導向：對文件校對、日程時間等細節把控嚴格，避免疏漏；

保密意識強：嚴格保護公司商業秘密及上級私人資訊；

抗壓能力：可同時處理多任務，適應香港快節奏辦公環境；

商務禮儀：具備良好的接待禮儀及溝通技巧，形象得體。

5.加分項

持有 LCCI 秘书证书、剑桥商务英语（BEC）中级及以上证书；

熟悉香港公司註冊、稅務申報等基礎合规流程；

掌握普通話（可對接內地業務）。