長沙灣PA、EA/秘書招聘

<p><strong>職位總結</strong></p><p>項目秘書是一個關鍵支援角色，負責確保項目團隊的順暢和高效運作。此人將是項目的組織後盾，處理廣泛的文書、排程和協調任務。理想候選人應為積極主動、注重細節的专业人士，能在快節奏的環境中茁壯成長，並善於促進溝通並維護項目文件。</p><p></p><p><strong>主要責任</strong></p><p></p><p><strong>行政與文書支援：</strong></p><ul><li>為項目經理和項目團隊成員提供高層行政支援。</li><li>準備、格式化、編輯和校對項目文件，包括報告、提案、演示文稿和書信。</li><li>管理項目進出的溝通，包括郵件、電子郵件和電話。</li><li>維護一個有組織且高效的電子和物理文件系統，以存儲所有項目相關文件。</li></ul><p><strong>會議與日程管理：</strong></p><ul><li>協調和安排所有項目會議，包括客戶會議、團隊站立會議和利益相關者審查。</li><li>預訂會議室，安排必要設備，如果需要協調餐點。</li><li>準備和分發會議議程、材料和演示文稿。</li><li>參加會議，準確記錄會議記錄，並立即分發，附帶明確的行動項目。</li></ul><p><strong>文件記錄與報告：</strong></p><ul><li>協助創建並維護關鍵項目文件，如項目章程、RAID日誌（風險、假設、問題、依賴性）、行動項追踪器。</li><li>跟進項目時間線和里程碑，如果出現潛在的排程衝突，則提醒專案經理。</li><li>幫助編輯和格式化定期項目狀態報告以供利益相關者使用。</li></ul><p><strong>物流與協調：</strong></p><ul><li>根據需要為項目團隊成員安排旅行和住宿。</li><li>管理項目團隊的辦公用品和設備。</li><li>作為內部和外部項目相關查詢的中心聯繫點。</li><li>促進項目團隊、客戶、供應商和其他部門之間的溝通。</li></ul><p><strong>合规與記錄保持：</strong></p><ul><li>確保所有項目文件已完成並根據公司和監管標準進行存檔。</li><li>協助收集和組織項目成果以供最後交付和項目結算。</li></ul><p><strong>所需資格與技能</strong></p><ul><li><strong>教育背景:</strong>高中畢業證書或同等學歷是必要的。商業管理或相關領域的副學士或學士學位是一大加分。</li><li><strong>經驗：</strong>具有2年以上的行政或秘書職位的經驗，尤以項目驅動的環境為佳（例如建設、IT、工程、諮詢）。</li><li><strong>技術技能：</strong><ul><li>熟練使用Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）是必要的。</li><li>熟悉專案管理軟體（例如Asana、Jira、Trello、MS Project、Smartsheet）的經驗是極為理想的。</li><li>快速而準確的打字技巧。</li></ul></li><li><strong>軟技能：</strong><ul><li><strong>優秀的組織技巧：</strong>能夠多任務處理、優先處理工作負擔並有效管理時間。</li><li><strong>細心注意細節：</strong>從資料輸入到文件格式化，對所有工作方面的精確性有著敏銳的洞察力。</li><li><strong>優秀的溝通技巧：</strong>優秀的口頭和書面溝通技巧。</li><li><strong>自由與保密：</strong>能夠以最高誠信處理敏感資訊。</li><li><strong>主動且足智多謀：</strong>一個自我驅動的人，能夠預測需求並在沒有不斷指導的情況下采取行動。</li><li><strong>團隊合作精神:</strong>具有與多樣化團隊有效合作的協作精神。</li></ul></li></ul><p><strong>理想的資格條件</strong></p><ul><li>例如，獲得行政專業認證（CAP）或PMI項目管理認證助理（CAPM）。</li><li>記錄會議或商業書寫的正式培訓。</li></ul><p><strong>工作條件</strong></p><ul><li>此角色通常基於辦公室環境。</li><li>可能需要偶爾加班以滿足項目截止日期。</li></ul>