職位總結

項目秘書是一個關鍵支援角色，負責確保項目團隊的順暢和高效運作。此人將是項目的組織後盾，處理廣泛的文書、排程和協調任務。理想候選人應為積極主動、注重細節的专业人士，能在快節奏的環境中茁壯成長，並善於促進溝通並維護項目文件。

主要責任

行政與文書支援：

• 為項目經理和項目團隊成員提供高層行政支援。
• 準備、格式化、編輯和校對項目文件，包括報告、提案、演示文稿和書信。
• 管理項目進出的溝通，包括郵件、電子郵件和電話。
• 維護一個有組織且高效的電子和物理文件系統，以存儲所有項目相關文件。

會議與日程管理：

• 協調和安排所有項目會議，包括客戶會議、團隊站立會議和利益相關者審查。
• 預訂會議室，安排必要設備，如果需要協調餐點。
• 準備和分發會議議程、材料和演示文稿。
• 參加會議，準確記錄會議記錄，並立即分發，附帶明確的行動項目。

文件記錄與報告：

• 協助創建並維護關鍵項目文件，如項目章程、RAID日誌（風險、假設、問題、依賴性）、行動項追踪器。
• 跟進項目時間線和里程碑，如果出現潛在的排程衝突，則提醒專案經理。
• 幫助編輯和格式化定期項目狀態報告以供利益相關者使用。

物流與協調：

• 根據需要為項目團隊成員安排旅行和住宿。
• 管理項目團隊的辦公用品和設備。
• 作為內部和外部項目相關查詢的中心聯繫點。
• 促進項目團隊、客戶、供應商和其他部門之間的溝通。

合规與記錄保持：

• 確保所有項目文件已完成並根據公司和監管標準進行存檔。
• 協助收集和組織項目成果以供最後交付和項目結算。

所需資格與技能

• 教育背景:高中畢業證書或同等學歷是必要的。商業管理或相關領域的副學士或學士學位是一大加分。
• 經驗：具有2年以上的行政或秘書職位的經驗，尤以項目驅動的環境為佳（例如建設、IT、工程、諮詢）。
• 技術技能：
  • 熟練使用Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）是必要的。
  • 熟悉專案管理軟體（例如Asana、Jira、Trello、MS Project、Smartsheet）的經驗是極為理想的。
  • 快速而準確的打字技巧。
• 軟技能：
  • 優秀的組織技巧：能夠多任務處理、優先處理工作負擔並有效管理時間。
  • 細心注意細節：從資料輸入到文件格式化，對所有工作方面的精確性有著敏銳的洞察力。
  • 優秀的溝通技巧：優秀的口頭和書面溝通技巧。
  • 自由與保密：能夠以最高誠信處理敏感資訊。
  • 主動且足智多謀：一個自我驅動的人，能夠預測需求並在沒有不斷指導的情況下采取行動。
  • 團隊合作精神:具有與多樣化團隊有效合作的協作精神。

理想的資格條件

• 例如，獲得行政專業認證（CAP）或PMI項目管理認證助理（CAPM）。
• 記錄會議或商業書寫的正式培訓。

工作條件

• 此角色通常基於辦公室環境。
• 可能需要偶爾加班以滿足項目截止日期。